Впровадження системи управління відносинами з клієнтами (CRM) у бізнес є складним та багатогранним процесом, що вимагає ретельного планування та глибокого розуміння цілей. Для досягнення успішного впровадження CRM та використання її на користь компанії, необхідно враховувати ряд ключових факторів.

Поділімо ці фактори на дві головні групи:

1. Основні етапи перед впровадженням CRM

2. Ключові фактори під час впровадження CRM

Але спочатку пропонуємо відповісти на ці питання:

1. Чи є у Вас чітко сформульована мета впровадження?

2. Чи готові Ви бути повністю включеними в процес перед впровадженням та під час впровадження?

3. Чи розуміють Ваші співробітники кінцеву ціль впровадження CRM?

Відповіли? Відмінно, тепер розгляньмо докладніше фактори успішного впровадження, щоб переконатися, що ваші відповіді спрямовані в правильному напрямку.

Розпочнемо з першої групи факторів:

1. Чітка мета впровадження

Перший і найважливіший аспект полягає в чіткому визначенні обґрунтованої мети для впровадження CRM. Це визначає напрямок та має глибший сенс, ніж просто бажання впровадити нову технологію. Необхідно зрозуміти, як саме CRM підтримає досягнення стратегічних цілей вашого бізнесу.

2. Правильна постановка цілей

Не забувайте, що впровадження CRM - це лише засіб досягнення певних цілей, а не самоціль. Тому важливо правильно поставити цілі впровадження. Наприклад, замість простої мети "збільшення продажів", більш ефективною буде ціль "аналіз даних та прийняття рішень на їх основі".

Ці два аспекти визначають ключову стратегічну складову впровадження CRM та допомагають вам максимально використовувати потенціал цієї системи для досягнення ваших бізнес-цілей.

3. Повна зацікавленість власника у впровадженні CRM

Власник компанії володіє найвищим рівнем лідерства і влади, і має розуміти стратегічне значення цього процесу.

Також важливо, щоб власник був повністю зацікавлений у впровадженні CRM і брав активну участь у визначенні цілей. Він повинен розуміти, що CRM не є кінцевою ціллю, а тільки інструмент для досягнення конкретних результатів.

На власнику також лежить відповідальність за збереження спрямованості мети впровадження. Він повинен регулярно перевіряти, чи відповідає процес впровадження цілям і завданням, щоб уникнути збитків.

4. Правильний вибір CRM

Вибір відповідної CRM-системи є також важливим етапом у процесі підготовки до впровадження. Це завдання може виявитися досить складним і вимагає об'єктивної оцінки різних аспектів. Важливо не тільки враховувати функціональність системи, але і різні технічні та стратегічні складові.

Оцінювання CRM-системи повинно охоплювати наступні пункти:

Функціональність: перш за все, система повинна задовольняти конкретні потреби вашого бізнесу. Ви повинні обговорити, які саме функції вам потрібні, і вибирати CRM, яка найкраще відповідає цим потребам.

Стабільність і довговічність: оцінюйте, як довго система існує на ринку і які її плани на майбутнє. Важливо вибрати CRM, яка не тільки підходить зараз, але і залишатиметься актуальною в майбутньому.

Технічна підтримка: визначте, який рівень технічної підтримки надає постачальник CRM. Це важливо для розв'язання можливих питань і підтримки користувачів.

Популярність серед інтеграторів: розгляньте, чи є система популярною серед інтеграторів. Якщо інтегратори активно працюють з даною CRM, це може бути додатковим плюсом.

Відповідність до сфери діяльності: пам'ятайте, що не всі CRM-системи підходять для всіх видів бізнесу. Важливо вибрати систему, яка відповідає характеру вашої діяльності.

5. Залученість та підтримка команди та керівництва

На етапі впровадження CRM також важливо залучити керівництво компанії. Це може бути директор, комерційний директор або керівник відділу продажів.

Керівництво повинно контролювати процес впровадження, та при цьому нести відповідальність перед власником чи вищим керівництвом. Однак важливо забезпечити, щоб верхній рівень керівництва не втручався в дрібниці, і контроль залишався на рівні власника.

Перейдемо до 2 групи факторів:

1. Вибір відповідальної особи за впровадження

На етапі впровадження CRM, вибір відповідної команди не менш важливий від інших факторів. Група, яка візьме на себе відповідальність за впровадження, повинна бути добре підготовленою та мати глибокі знання не тільки про CRM, але і про бізнес-процеси вашої компанії.

Вибір відповідальної особи або команди повинен бути пов'язаний з конкретними цілями впровадження. Якщо основною метою є оптимізація роботи відділу продажів, то логічно покласти відповідальність на керівника цього відділу. У випадку покращення маркетингових стратегій, директор з маркетингу може взяти на себе це завдання.

Дуже важливо, щоб обрані фахівці мали глибоке розуміння бізнес-процесів вашої компанії та були здатні аналізувати їх для подальшої автоматизації. Також вони повинні бути здатні співпрацювати з інтеграторами чи розробниками CRM, керувати процесом та здійснювати контроль за дотриманням термінів та бюджету.

2. Вибір підрядника

Вибір підрядника для впровадження CRM - це ще один важливий момент. У деяких випадках компанії вирішують самостійно впроваджувати CRM, але це можливо лише при наявності власної досвідченої команди.

У більшості випадків важливо обрати партнера, який має великий досвід у впровадженні CRM і розуміє специфіку вашого бізнесу. Підрядник повинен бути здатний налаштовувати CRM відповідно до ваших потреб і бажань, а також забезпечувати технічну підтримку та підготовку користувачів.

При виборі підрядника слід звернути увагу на :

1. Досвід та експертизу у сфері впровадження CRM

2. Акцент на результаті та досягненні цілей.

3. Чітке планування кожного етапу

4. Визначення критеріїв успіху на основі реальних результатів

3. Правильне планування етапів

Рекомендуємо структурувати цей процес.

Важливо розпочати впровадження з першого короткого етапу, який має тривати від місяця до півтора місяця, а в дуже великих компаніях — може тривати до 3-4 місяців. На цьому етапі створюється основний фундамент системи. Швидке і мінімалістичне впровадження дозволяє уникнути зміни пріоритетів, цілей та процесів через тривалу реалізацію. Це може бути базовий функціонал системи, який буде наповнюватись та розвиватись на інших етапах впровадження. 

Команда повинна бути навчена та залучена в роботу з CRM на першому етапі. Це допоможе уникнути розбіжності очікувань між співробітниками та власником. 

Для цього рекомендуємо використовувати методології, такі як Agile або Scrum, для забезпечення ефективного управління проєктом. Завдяки цим методологіям ви можете створити MVP з переліком конкретних задач і поступово розвивати функціонал системи.

Планування повинно охоплювати встановлення конкретних цілей та завдань для кожного етапу, визначення ресурсів і термінів виконання.

4. Важливість якісного навчання та наявність документації

Команда, яка буде працювати з системою, повинна мати чітке розуміння того, для чого вона впроваджується і яким чином вона полегшить їхню роботу.

Навчання повинно бути сплановане і містити конкретні цілі. Наприклад, якщо на першому етапі впровадження запускається базовий продукт, навчання має бути спрямоване на розуміння його функціоналу та основних можливостей. Якщо в майбутньому планується розширення функціонала, то співробітники мають бути готові до цього.

Якісне навчання також охоплює створення документації, яка допоможе співробітникам у роботі з CRM. Ця документація може бути у формі інструкцій, відеоуроків, чи текстових матеріалів. 

Головна мета — зробити так, щоб співробітники завжди мали зручний доступ до інформації та можливість підглянути необхідну інструкцію чи поспілкуватись з експертом, який був відповідальний за впровадження.

Доцільно, щоб ця інформація була централізованою та оновлювалася відповідно до змін у функціоналі CRM. Таким чином, команда зможе легко отримувати актуальну інформацію та зберігати її для подальшого використання.

6. Якісна технічна підтримка

Після запуску системи співробітники повинні мати можливість отримати допомогу та розв'язання своїх питань, які виникають у процесі роботи з CRM.

Документація, створена під час впровадження, необхідна для навчання нових співробітників, які приходять в компанію. Завдяки цьому, новачки мають можливість вивчити систему вже на етапі їхнього вступу в колектив, що допомагає уникнути саботажу або нерозуміння цілей впровадження.

Підтримка може бути організована від вендора CRM, інтегратора або власною командою, якщо впровадження відбувається внутрішньо. Головне, щоб вона була організованою та ефективною.

Кожен співробітник повинен знати, як звертатися за допомогою, а також бажано мати чіткий порядок дій у випадку виникнення проблем. Швидкість відповідей і розв'язання питань грає важливу роль у забезпеченні комфортного користування CRM.

Важливо також враховувати фактор мотивації для співробітників. Це може бути система бонусів або премій за якісне користування CRM, або просто чітке розуміння всіма членами команди, що використання системи є їхнім обов'язком і користю для компанії.

7. Регулярність використання CRM-системою

Регулярність використання CRM-системою є важливим чинником для забезпечення її ефективного функціонування. Це передбачає систематичне та постійне використання платформи всіма співробітниками компанії. Такий підхід гарантує актуальність та точність даних, що містяться в CRM, що, в свою чергу, є важливим для прийняття обґрунтованих рішень і забезпечення високого рівня обслуговування клієнтів.

Регулярне використання CRM передбачає внутрішні процедури та стимули для залучення співробітників до активної роботи з системою. Це може бути проведенням навчань та тренінгів для персоналу, встановлення ключових показників ефективності, спрямованих на використання CRM, і систему винагород за досягнення поставлених завдань.

Регулярність також означає постійне оновлення і покращення CRM, щоб вона відповідала потребам бізнесу і залишалася актуальною. Важливо, щоб користувачі відчували цінність використання системи та були мотивовані активно взаємодіяти з нею.

Висновок: 

Можемо сказати, що  впровадження CRM - це складний і багатогранний процес, що вимагає уважної підготовки та урахування багатьох факторів. Документація, навчання, інфраструктура підтримки та мотивація співробітників — всі ці аспекти важливі для досягнення успішних результатів при впровадженні CRM в компанії. Але, якщо всі ці фактори будуть враховані та оптимізовані, вони допоможуть зробити впровадження CRM ефективним і корисним для вашого бізнесу.

Залишились питання? Напишіть нам!